Para el desarrollo de nuestras actividades es necesario interactuar con un sin numero de entidades, clientes, proveedores, compañeros de trabajo. La efectividad para lograr establecer una comunicación dinámica y un intercambio de información eficiente tienen un impacto importante en el desempeño de nuestros procesos y la capacidad para alcanzar nuestras metas.

Por tales motivos es conveniente mejorar nuestras practicas de estas actividades facilitando el acceso y consumo de los recursos de los involucrados en estos procesos.

Recientemente se habla bastante del impacto que tienen las redes sociales en los hábitos de comunicación de las personas pero enfocándonos al área de comunicación negocio a negocio nos encontraremos que la mayoría de la comunicación se lleva a cabo por medio de teléfono y correo electrónico.

En el caso del teléfono tiene menos variables, es una comunicación directa y que necesariamente busca respuestas rápidas, pero el correo electrónico nos permite interactuar de maneras más complejas ya que se puede expresar con mas lujo de detalle el mensaje así como incluir en él documentos e información extendida para el receptor.

Sobre este punto es importante que se utilicen formatos comunes, hay ocasiones en las que se reciben documentos en formatos de Microsoft Word o Powerpoint cuando lo ideal sería que fuese un documento PDF, imágenes en formatos CorelDraw o Photoshop cuando podrían ser en PNG, claro que hay ocasiones en las que es necesario para el flujo del proceso pero en general cuando se trata de información para ser visualizada y no editada existen formatos mas accesibles.

Hay que recordar que existe incompatibilidad entre los documentos generados con diferentes versiones de Office por lo que no se tiene la garantía de que el receptor visualice el documento como fue previsto y mencionamos estos casos específicos ya que son muy habituales. Con la gran diversidad existente hoy en día para el desarrollo y edición de documentos pensar que el receptor del mensaje contara con la misma herramienta e incluso la misma versión es dar oportunidad a que se presenten problemas de comunicación.

Cuando se trata de intercambiar grades bases de datos el problema puede tornarse un poco mas complejo. Por estos motivos la recomendación siempre es visualizar a futuro y tratar de limitar la probabilidad de que quienes reciben información de nuestra parte tengan dificultades.